Digi-Správa – nástroj pro přípravu a vedení jednání zastupitelstva a rady

Ať už jste starosta, tajemník nebo zaměstnanec úřadu, příprava na jednání zastupitelstva nebo rady bývá často složitý a časově náročný proces. Digi-Správa je sofistikovaný nástroj, který usnadňuje každý krok – od přípravy programu jednání přes efektivní rozesílání podkladů až po tvorbu zápisů, usnesení a dalších souvisejících dokumentů. Zapomeňte na náročné manuální přípravy, nekonečné kopírování a zdlouhavé vyhledávání e-mailů. Digi-Správa vám umožní mít veškerou dokumentaci i agendu na jednom místě, vždy přehledně a snadno dostupnou.

Digi-Správa umožňuje snadnou a přehlednou přípravu programu jednání. Jednotlivé body programu můžete rychle vytvořit, přiřadit jim názvy, důvodové zprávy nebo informace pro zastupitele a připravit texty do zápisu. Každý návrh usnesení se na pozadí automaticky očísluje podle vašich zvyklostí, takže se nemusíte starat o ruční číslování. Jednoduše zadáváte texty a Digi-Správa se postará o generování dokumentů na míru úřadu.

Využití textových šablon a propojení s ARES

Pro často opakující se body programu a usnesení máte k dispozici šablony, které urychlí přípravu. Díky propojení s ARES nemusíte ručně zadávat ani kontrolovat údaje o subjektech – Digi-Správa automaticky doplní správné informace. V rámci každého bodu můžete také přidávat úkoly, sledovat jejich plnění a totéž platí pro kontrolu plnění usnesení.

Pozvánky a sdílení dokumentů

Když je program jednání kompletní, Digi-Správa automaticky vygeneruje pozvánku, kterou každý zastupitel obdrží na svůj e-mail. Odtud se může snadno dostat do svého profilu v aplikaci, kde najde všechny podklady na zabezpečeném místě. Už žádné složité sdílení příloh – vše je přehledně na jednom místě, přístupné kdykoliv.

Efektivní průběh jednání

V den jednání máte vše připraveno, aby proces probíhal hladce. K dispozici je kompletní sada dokumentů, včetně prezenční listiny k podpisu, podkladů k projednávaným bodům a osnovy jednání pro ruční poznámky. Prezentace na jednání je vytvořena automaticky na základě vaší přípravy, takže všechny body programu a podklady jsou připravené k promítnutí.

Hlasování a záznam diskuze

Digi-Správa nabízí možnost hlasování přímo přes aplikaci na chytrém telefonu nebo pomocí ručního zadání hlasů přes administrátora. K dispozici je také funkce přepisu zvukového záznamu do textu, což velmi usnadňuje práci zapisovatelům a zajišťuje přesné zaznamenání diskuze.

AI metodický poradce

Chytrý pomocník pro starosty a úředníky, který vychází ze zákona o obcích a metodických doporučení. Uživatelům pomáhá rychle se zorientovat v předpisech, navrhuje vhodné formulace a poskytuje oporu při řešení každodenních situací na úřadě.

Dokončení a zpracování zápisu

Po skončení jednání je k dispozici kompletní zápis, který můžete dále upravovat a v rámci aplikace poslat ověřovatelům. V zápise můžete provést anonymizaci osobních údajů pro soulad s GDPR. Digi-Správa také automaticky generuje dokument všech usnesení a umožňuje vytvořit i výpis konkrétních usnesení podle potřeby. Dokumenty lze přímo z aplikace zveřejnit na webu obce nebo města, což celý proces zrychluje a zjednodušuje.

Archivace a další funkce

Všechna jednání zůstávají v systému a umožňují přehledné vyhledávání podle klíčových slov, příloh, čísel usnesení nebo data jednání. Hromadně lze kontrolovat plnění usnesení, sledovat úkoly nebo nahlížet na statistiku hlasování jednotlivých zastupitelů. K dispozici jsou také doplňkové moduly pro evidenci smluv, správu majetku, sdílené úložiště a mnoho dalších funkcí.

Pro jak velké úřady je aplikace určena?

Díky možnosti přizpůsobení aplikace na míru a široké škále modulů lze Digi-Správu efektivně využívat na malém úřadu s pěti zastupiteli i na větším úřadu s patnácti a více členy zastupitelstva, radou, komisemi a výbory. Aplikace podporuje prostředí pro různé role – od tajemníků, referentů a vkladatelů po další zaměstnance, kteří mají specifický přístup podle své agendy.

To znamená, že Digi-Správa je vhodná pro jakýkoliv typ úřadu. Naši aplikaci využívají obce s pouhými 112 obyvateli i města s více než 20–100 000 tisíci obyvateli, což dokazuje její flexibilitu a schopnost přizpůsobit se různým potřebám.

Závěrem

Digi-Správa není jen nástroj – je to komplexní řešení pro snadnou, rychlou a efektivní správu agendy všech typů jednání. Zjednodušte si práci, minimalizujte chyby a mějte vše pod kontrolou – na jednom místě, dostupné odkudkoliv. Připojte se k úřadům, které již využívají Digi-Správu a objevte nový standard v přípravě a řízení jednání zastupitelstva, rady nebo komisí a výborů.

Domluvte si ukázku systému a zjistěte, jak může zjednodušit přípravu jednání i na vašem úřadě. Nechte se inspirovat zkušenostmi stovek úřadů, které už dnes Digi-Správu využívají.

Více informací najdete na www.digi-sprava.cz